PPT《建设项目档案管理实务》

⑵编制项目档案保管期限表主要参照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》来制定 ⑶影响项目档案保管期限划分的因素有:技术因素;

功能因素;

时间因素;

典型因素;

作者因素;

名称因素

五、归档项目文件的质量要求

1、字迹清楚,图样清晰,

图表整洁,盖章签字手续完备.

2、需永久.长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制,凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸即传真纸)形成的并需要永久和长期保存的文件,应附一份复印件.

3、复印、打印文件及照片的字迹、线条和 影像的清晰及牢固程度应符合设备标定的质量要求.

4、录音、录像文件应保证载体的有效性.

5、长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘.

6、归档的项目文件应为原件.

7、图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图.计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件.

8、归档文件要齐全、完整.

9、竣工文件的编制要求 ①竣工文件由施工单位负责编制,监理单位负责审核,由设计单位编制的竣工图应明确施工单位和监理单位的审核和签字认可责任 ②竣工图应真实反映项目竣工验收时的实际情况,如施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变或变更超过35%的,应重新绘制竣工图;

③建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合管线竣工图;

④如施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章,可做竣工图归档;

⑤不同幅面的工程图纸应按《技术制图复制图的折叠方法》统一又叠成A4幅面,图标栏露在外面,图面折在里面,利于保护图迹永久保存,不易褪化;

⑥监理单位应督促和协助竣工图编制单位检查竣工图编制完成情况,以便发现问题后能够及时修改及补齐;

⑦项目竣工图一般为两套,另有要求除外.如在城市规划区范围内的重点建设项目,应按有关规定编制一份主要建筑物及综合管线竣工图给城建档案馆 ⑧所有竣工图应加盖竣工图章 竣工图章如下图所示(图章尺寸60mmX80mm) ? ? 监理人 监理单位名称 ? ? ? 编制日期 技术负责人 编制人 竣工图?编制单位

六、项目文件的整理归档 项目文件整理的原则项目文件组卷的方法项目文件组卷的流程案卷的分类排列项目档案的编号项目档案案卷目录的编制 整理原则 根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)规定:遵循科技文件的形成规律保持案卷内科技文件的有机联系和案卷的成套、系统便于档案的保管和利用 尊重形成规律 科技档案的形成有其自身规律,反映科技活动各阶段、环节的特殊要求,不得轻易破坏.日常形成积累有一定基础,有的已处于预立卷状态. 因此利用原基础可起到事半功倍的效果. 保持文件间的有机联系和案卷的成套、系统 项目档案的特点之一就是成套性.成套性就是文件之间的联系性.有机联系是文件内容内在的、本质的、自然的联系,而不是人为的联系. 文件有机联系的几种状态 某一项目或单位工程、分部分项工程的文件.某一问题、事故处理形成的一组文件.请示与批复一组会议材料就某一变更事项产生的报告、批复、洽商材料、会议纪要等系统编号的变更令、变更通知单、工程联系单、材料报验、实验报告等有时间或文号联系.设备选购、开箱、试运行三阶段形成的文件,既自成体系、又互为联系. 便于档案保管利用 是档案整理工作目的和要求与前两个整理原则矛盾时,应以第三个原则为重 组卷方法 管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;