PDF《Q/JGSW》

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3 电子文件

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1 归档范围

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1 电子文件的归档范围按照纸质文件的有关规定执行,具有查考价值的电子文件的 不同版本的修改稿、定稿,均应归档保存.

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2 记录电子文件形成、处理、承办过程信息的文件拟稿、处理、督办单等,与电子 文件定稿或文件正本一并归档.

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3 对于拟归档的电子文件,应将电子文件的全部信息归档,包括电子文件原文,电 子文件草稿、定稿,电子文件著录信息,背景信息和元数据信息等.

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2 归档要求 归档的电子文件应采取安全可靠的措施,保证电子文件不可修改,同时应随时对电子文件进 行备份,将之存储于能够脱机保存的载体上. ―

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8 6 档案保管

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1 综合档案室做到办公、阅档、库房三分开.

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2 配备足够的档案柜以及相关设备.

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3 档案室门窗要牢固,逐步做到防盗、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防火、防高温, 档案库房做到专人负责、专人管理,库房内不得堆放杂物.

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4 经常检查档案存放的情况,发现破损或霉变的档案,档案管理人员要认真采取措施, 及时进行修补或复制.

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5 库房内的档案柜应排列有序、统一编号,做到整齐划一.

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6 根据档案工作需要配置空调、计算机、打印机、复印机、扫描仪、照相机、去湿机、 收录机、吸尘器、温度计等设备.

7 档案信息的开发利用

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1 凡查阅档案都应按有关规定办理查阅手续,查阅档案时,在阅览室阅览,不允许在文 件材料上画圈、批注、涂改、剪裁或拆散档案.

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2 档案管理员应做好档案利用反馈工作,做好 《 查阅档案资料人员登记表》 ( 附录 A 查 阅档案资料人员登记表) .

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3 积极开发档案信息资源,大力开展档案编研工作.及时做好利用效果登记,把档案室 真正建成中心档案资料信息中心.

8 档案鉴定 定期对确已超过保管期限的档案进行鉴定,登记造册.

9 档案销毁 档案销毁前报中心领导批准.销毁时,应指派两人以上负责监销,然后在清册上签字留存 归档. ―

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8 附录 A ( 资料性附录) 查阅档案资料人员登记表 序号 时间 查阅单位 查阅人 批准人 查阅内容和目的 办理结果 办结时间 备注 ―

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8 附录 B ( 资料性附录) 第一后勤服务中心利用档案、 资料审批表 顺序号: 利用档案 单位(

电话: ) 年月日利用档案人 姓名政治面貌利用档案 方式利用档案 目的利用档案、资料提纲 办公室主任初审意见: 年月日接待人 领导审批意见: 年月日―754―Q/JGSW D YHQ B Z

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8 Q / J G S W 第一后勤服务中心标准Q/ J G S W D Y H Q B Z

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1 8 公文起草收发规范2018-

0 7 -1 0发布

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0 7 -

1 0实施 内蒙古自治区机关事务管理局第一后勤服务中心 发布―954―前言本标准按照 G B / T

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0 0 9给出的规则编写. 本标准由内蒙古自治区机关事务管理局第一后勤服务中心提出. 本标准主要起草单位:内蒙古自治区机关事务管理局第一后勤服务中心. 本标准主要起草人:申向鸿、王晓丽、武勇智、王巍、周凯、苑晓龙. 本标准于2