DOC《石家庄市建设工程》

石家庄市建设工程 电子档案归档与管理要求 根据住建部《城市建设档案管理规定》、《建设电子文件与电子档案管理规范》等有关规定,结合我市实际,制定《石家庄市建设工程电子档案归档与管理要求》.

一、 电子档案的收集

(一)收集范围:凡是记录与工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等,属于建设工程电子档案的收集范围.

(二)电子档案的类型:可输出打印型电子文件;

纸质文件、图纸扫描型电子文件.

二、 电子档案归档质量要求

(一)对于可输出打印型电子文件应符合如下要求: 1.文本电子文件以XML、RTF、TXT、DOC为通用格式;

表格文件以XLS、ET为通用格式;

图像文件以JPEG、TIFF为通用格式;

图形文件以DWG为通用格式;

2.对通用软件产生的建设电子文件,应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料.专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件. 3.对于与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息(如电子签章),必须与建设电子文件一同收集.

(二)扫描型电子文件应符合如下要求: 1. 扫描型电子文件使用的原文应为文件原件. 2.工程文件采用A

3、A4扫描仪,以灰度模式进行扫描;

页面中带有红头、印章或黑白照片、彩色照片、彩色插图的文件,采用彩色模式进行扫描. 3.工程图纸采用A0工程扫描仪,以黑白二值模式进行扫描. 4. 扫描分辨率应大于或等于200dpi. 5. 图像清晰、完整,无偏斜、失真. 6. 扫描图像的排列顺序与档案原件一致. 7. 对一份文件进行分区扫描的,应进行图像拼接处理. 8. 扫描型电子文件以TIFF、JPEG格式保存.主要以TIFF为主.

三、电子档案的整理

(一)整理纸质档案和整理电子档案同步进行.电子档案与纸质档案的内容要一致,并建立相应的对应关系.

(二)电子档案的整理应符合下列原则: 1. 组卷遵循建设工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,符合专业特点,便于档案的保管和利用. 2. 不同载体的建设工程文件分别组卷. 3. 卷内不得有重份的建设工程文件.

(三)同一保管单元内电子文件的组织和排序可按相应的纸质文件整理要求进行,符合《建设工程文件归档规范》GB/T 5032-2014的有关规定.

(四)电子档案的归档整理应符合《建设电子文件与电子档案管理规范》的相关规定.

四、电子档案的著录 电子档案的著录应按照纸质档案的 工程 、 案卷 、 文件 三级目录进行,并与纸质档案目录一一对应.

五、电子档案的移交

(一)电子档案移交前,市城建档案馆及各县(市)、区住建局(建设局)城建档案管理机构要逐一审核电子文件,保证电子文件的真实、完整以及与纸质档案的相应对应关系.

(二)建设单位要由具有《建设工程档案资料管理岗位证书》的专职人员办理移交事项.电子档案采用刻录光盘、磁带为载体,一式两份,市城建档案馆及各县(市)、区住建局(建设局)城建档案管理机构与建设单位各保存一份.归档载体应做防写处理,不得擦、划、触摸记录涂层.

(三)建设单位所缴纳的电子档案,应导入市城建档案馆及各县(市)、区住建局(建设局)的《城建档案管理系统》. 建筑工程扫描型电子档案归档范围 资料名称 纸质档案 电子档案 工程准备阶段文件