DOC《靖西县机关照片档案整理方法》

靖西县机关照片档案整理方法 靖西县档案局2014年1月6日修订印发 根据《广西壮族自治区机关照片档案整理细则》的相关规定,现特详细分解机关照片档案的整理流程为以下10个步骤: ①收集照片→②挑选照片→③照片排列→④贴标签编档号→⑤计算机录入(档号、文字说明) →⑥套打(或打印粘贴)照片档案袋→⑦填写备考表→⑧照片装袋、装盒→⑨编制照片档案目录→⑩上报档案目录和电子照片 第一步骤:收集照片 ?

(一)收集要求: (1)对属于收集和归档范围的照片,由摄影者或承办单位定期(一般在活动结束后一个月内)向本单位档案机构或档案工作人员归档,集中管理,任何单位或个人不得据为已有.

(2)应当归档的数码照片要打印出纸质照片保存,其电子照片随本单位其他电子文件一起刻录到光盘一式三份保存(一份存档案室,一份供本单位提供利用,一份报县档案局作异地备份).

(二)收集范围: ??? (1)记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片;

??? (2)领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的重大公务活动的照片;

??? (3)本单位组织或参加的重要活动的照片;

??? (4)反映本单位重点工程项目、重点科研项目和单位面貌的照片;

??? (5)本单位、系统劳动模范、先进人物及其典型活动的照片;

??? (6)本单位历届领导班子成员的照片;

??? (7)记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的照片;

??? (8)本单位荣获的荣誉性奖状(杯)、证书、锦旗的照片;

??? (9)记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的照片;

??? (10)其他具有保存期价值的照片 ???第二步骤:挑选照片

(一)筛选照片:

1、对反映同一内容的若干张照片,应选择其主要照片归档.一个会议一般归档3到5张,如图1所示的是新甲乡2012年新型农村社会养老保险征缴工作会议的所有电子照片,筛选打印出纸质相片时应当如图2所示地选择会议现场(含会标)、参会人员(规模)、主席台就坐人员、主持人和讲话领导等各一张. 筛选的照片应具有主题鲜明、影像清晰、画面完整等特点. 构图重复的如图3和图4所示,只选择主题鲜明、影像清晰、画面完整的一张归档(只选图3). (2)影像不清晰的,不要归档.如图5

(二)收集保存电子照片 将所有确定为归档的电子照片文件统一保存在电脑D盘的特定文件夹的 电子照片 文件夹里,这个特定文件夹统一命名为:全宗号+单位名称,如县总工会全宗号012(从2014年起各单位全宗号统一升级为三位数,位数不够的前面加0),这个特定文件夹为 012总工会 ;

乡镇的统一为:全宗号+乡镇名称,如地州乡的为: 062地州 .这样,县总工会的电子照片所保存的路径就是: D:\012总工会\电子照片 .

(三)洗印照片 没有洗印成纸质的数码照片要按 5-8寸大小 洗印,照片无需过塑保存. 第三步骤:照片排列 按照片形成的年度归档,即在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列.特别提醒:不要求区分保管期限和分类,仅分为归档与不归档两部分,归档的照片保管年限均归入永久. 第四步骤:贴标签编档号 在每张照片的背面粘上一张标有档号的不干胶贴,档号格式为: 全宗号―年度―张号 .一个立档单位照片档案的张号按同一个年度内编制一个大流水号.如图6所示,012表示县总工会的全宗号,2011表示2011年度,2表示县总工会2011年度的第2张照片.同时,要按每一张照片的档号到上述所说的特定文件夹(如,D:\012总工会\电子照片)修改与其相应的电子照片的文件名,电子照片的文件名结构为:全宗号(3位数)-年度(4位数)-张号(3位数),如,将 DSCF9437 改为 012-2011-002 . 第五步骤:计算机录入