DOC《长江水利委员会水文局》

5 职责和程序 5.1 质量管理体系文件控制 5.1.1 科技处负责组织《质量手册》和《程序文件》的编制、修订和统稿,本局管理者代表或总工组织审核,局长批准发布执行. 5.1.2 各类《作业文件》由相关部门负责组织编制或修订,主管局领导负责组织审查核定,科技处负责汇编目录,本局管理者代表或分管局领导批准发布. 5.1.3 科技处负责印发相关纸质文件,并将电子版上载水文网. 5.1.4 有关部门负责组织作业文件发布后可能的内容更改.更改内容应再次经过审核、批准后发布. 5.1.5 文件使用者负责文件的日常管理.经审批确认的作废文件应按相关要求处置;

有必要保留的作废文件,应明显标识,防止误用. 5.2 公文文件控制 5.2.1 本局质量管理体系运行中所产生的公文,按《长江委水文局公文处理实施细则》控制以下环节: a) 发文:编制、审批签发、编号、按规定格式印制、用印、分发、归档和处置等. b) 来文:登记、呈批、再登记、分发使用、保管、归档和处置等. 5.2.2 办公室主管局机关公文处理工作,指导各部门/单位的公文处理.各勘测局(水环境监测中心)办公室主管并指导本单位公文处理. 5.2.3 机关各部门、外业分局及作业单位应明确专人负责文件管理. 5.3 技术文件控制 5.3.1 技术文件应根据相关法律法规、规程规范、质量管理体系文件、规章制度及产品有关要求等进行编制、校核、审查(验收)、核定、核准、发布和提交. 5.3.2 文件若有更改,应再次报批后才能发布和提交. 5.3.3 文件编审过程中,应适当标识(加注初稿、讨论稿、修订稿、报审稿等),确保文件形成过程状态得到识别,确保版本正确. 5.3.4 纸质和电子介质的文件均为质量管理体系运行的有效证据,保存或流转文件时可根据工作需要选择使用. 5.3.5 技术文件的印刷、分发应满足《长江委水文局保密工作管理办法》和知识产权保护管理规定的要求. 5.3.6 技术文件的使用、保管与处置,应执行《长江委水文局保密工作管理办法》要求,严禁发生国家秘密文件泄密事件. 5.4 规程规范/技术标准等外来文件控制 5.4.1 各技术管理部门和产品生产单位负责收集与本产品生产相关的规程规范、技术标准的更新信息,并适时报送科技处. 5.4.2 科技处负责适时组织收集汇总和发布 最新技术标准有效版本目录 并上载水文网. 5.4.3 产品生产相关部门/单位负责根据 最新有效版本目录 及时购置、使用和保管所需新标准,并及时传达至相关职工,确保使用或引用正确版本. 5.4.4 各部门因需保留的失效标准务必及时明显标识和存放,以防误用. 5.4.5 其他外来文件由办公室负责按《长江委水文局公文处理实施细则》进行流转运作管理;

外来的项目工作基础资料等由相关部门/单位负责管理. 5.5 计算机应用软件控制 5.5.1 网信中心负责管理操作系统、办公类软件和安全类软件,适时组织必要的应用软件评审(鉴定)工作,组织、收集、汇总和统一发布 长江委水文局计算机软件有效版本目录 ;

各技术管理部门和产品生产单位负责管理和维护本产品相关的应用软件,及时更新软件有效版本信息,并报网信中心备案;

有效软件版本目录之外的其他软件由使用部门/单位自行管理和使用. 5.5.2 各部门/单位进行办公、生产作业时,须使用本局计算机软件有效版本目录内的软件.各部门/单位应将本局计算机软件有效版本及时传达到相关职工,确保使用或引用正确版本. 5.6 记录控制 5.6.1 记录是为证明质量管理体系有效运行并符合要求、必要时追溯责任而建立,是通过执行文件控制程序等形成的一种特殊类型的文件. 5.6.2 记录形式除有规定模式外,可根据实际需要、不拘一格选用各种形式和介质,如纸质、光盘或其他电子媒体形式. 5.6.3 记录要求: a) 纸质填写要字迹清晰、内容真实、注明日期,并签字或盖章. b) 电子记录应清晰、完整、真实,不同版本应有显著标记.应保持电子记录的可读性和可追溯性,采取可靠的防改写措施. c) 记录没有编、审、批的控制,除责任人确认需对记录进行更正外,一旦形成不宜更改. 5.6.4 各部门/单位负责按工作类别或项目要求及时整理所建立的记录,按相关要求适当标识和编目,在适宜的环境中分类存放,确保记录保持清晰,易于识别和检索. 5.7 文件检索与归档控制 5.7.1 网络信息中心负责本局档案室纸质检索,指导各勘测局(水环境监测中心)档案室纸质检索. 5.7.2 网络信息中心负责局机关已归档记录的管理,指导各勘测局(水环境监测中心)档案室已归档记录的管理.归档记录的标识、存放、保护、保留和处置,按《长江委水文局档案管理办法》及各勘测局(水环境监测中心)的相关制度实施. 5.7.3 各部门/单位负责整理和清理本部门/单位文件(包括符合归档要求的记录),并按《长江委水文局档案管理办法》提交归档和处置. 5.8 不归档文件的保存和处置 5.8.1 经整理不需归档的质量管理体系运行记录,一般保存期限为2年. 5.8.2 保存期满,经部门领导批准同意后,在满足保密要求前提下,各部门/单位负责自行妥善处置. 5.8.3 出于某种目的保留的作废记录,应明确标识,防止误用.