PDF《创建更好的文档的 12 个技巧》

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9 创建更好的文档的

12 个技巧 想要做出有感染力的出色文档,却发现时间总是不够.

如果您经常遇到这样的情况,那您就来对地方了. Microsoft Office 提供了许多功能,可让您创建出令人印象深刻的文档.但是面临的选择太多,会让人不知 道从何入手. 这篇文章将帮助您为文档做出最好的选择.我们将了解创建有效文档的三大要素,并给出迅速完成文档创 建的技巧. 正在查找如何使用 Microsoft Office Word

2003 创建更好的文档的技巧?请看这篇文章. 抓住读者的注意力 为文档增添一些格调固然很好,但是没有人会因为文字的颜色或饼图的效果就把业务托付给您或者出版您 的文档作品.能够突出重要信息才是有效的文档设计.请看以下两个版本的商务信函,了解基本设计元素 如何让文档变得更加有效. 此处所示的这两个页面内容相同.右边的页面采用了简单的 SmartArt 图形和表格样式来传达信息,比左 边页面的效果要好很多. 只需给表格或段落加上边框, 或者更改字体颜色, 便可以凸显出重要的信息. 重要的是, 使用方法要得当, 设计元素要协调,大多时候还要有节制. 在设计元素的运用上,应该突出重点,避免将内容淹没其中. 下面提供的一些技巧可帮助您抓住并聚焦读者的注意力. 1. 甄选内容 成为一个惹人厌烦的人的秘诀便是说出一切你所知的事情. - 伏尔泰

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9 当您试图说出所有的事情时,没有什么会引起人们的注意.您应该有所选择,为自己需要表达的重要内容 留出一些空间.如果页面或图形过于拥挤,就很难突出重点了.最好的办法之一就是认真挑选要加入的内 容. 2. 选择或创建文档主题 Microsoft Office

2007 推出了一项全新的重要功能,通过这一功能可以轻松为文档创建合适的外观并立即 调整到所有的 Microsoft Office 文档. 主题是字体、颜色和图形效果的配套集合,只需单击一下便可应用到整个文档.同样的主题可以用于 Microsoft Word 文档、Microsoft PowerPoint 演示文稿、Microsoft Excel 工作簿甚至 Microsoft Outlook 电子邮件.因此,您可以轻松创建贯穿所有文档的个人或业务品牌. 相同页面的三个版本:只需单击一下便可应用主题,应用主题后会更改此页面的字体、颜色和图形效果. 从左到右显示的依次为 Office(默认)、Couture 和Slipstream 主题. 当您在文档中使用一个主题时,会自动得到配套的字体、颜色和图形效果,而且只需单击几下就可以设置 文本和图形的格式,文章的后面会讲到这一点. ? 在 页面布局 选项卡上的 主题 组的 主题 库里可以找到许多内置主题.只需指向选项便 可在文档里预览主题. ? 您也可以混合搭配主题颜色、字体和效果来快速创建自己的外观.在 页面布局 选项卡上从各 自的库中选择单独的主题颜色、主题字体和主题效果集:

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9 技巧:如果您更改了文档的主题但是没有发生任何变化,这可能是因为您没有使用主题就绪格式创建文档. 如果您用的是新的 Word

2010 或Word

2007 文档,内置样式和 Microsoft Office 图形(例如 SmartArt 图形、

图表和形状)中会自带主题就绪格式. 3. 创建个性样式集 样式是您命名的格式集合.样式有助于统一设置文档元素格式,可以让您省去很多的时间和精力.例如, 下列哪项操作更快、更简单? ? 应用字体.应用

14 磅字号.应用字体颜色.应用粗体.在段落前添加间距.将文字设置为显示 在目录中的标题.将文本设置为移至新页面时始终与后续段落连在一起. ? 应用标题

1 的段落样式. 您可能已经猜到,标题

1 的样式包含了第一个项目符号中的所有格式.Word 文档默认自带了许多样式. 您可以直接使用,也可以自定义或者创建自己的样式.在 主页 选项卡的 样式 组中可以找到样式. 观看在 Word

2010 中应用内置样式的简短视频.注意此视频中的说明同样适用于 Word 2007. 技巧:右键单击 主页 选项卡的 样式 库中的样式以查看修改样式的选项.或者单击 样式 组右下 角的对话框启动图标 打开 样式 窗格.然后单击指向样式名称时出现的箭头查看修改样式的选项. 您也可以单击 样式 窗格底部的 管理样式 按钮 ,查看其他的样式管理工具. 4. 使用图形阐释要点 您无需成为艺术家便可以在文档中添加漂亮的图示或

图表. ? 创建 SmartArt 图示如同键入项目符号列表一样简单,而传递的信息却是单调的旧项目符号无法 企及的.您只需在 SmartArt 文本窗格中键入文字,系统便会自动构建图示.SmartArt 布局可广泛用于 多种图示类型,从简单的列表到流程图、组织结构图、日程表等等.在 插入 选项卡的 插图 组中 可以找到 SmartArt.了解有关 SmartArt 图形的详细信息. 当您在文本窗格中键入文字时,SmartArt 会将文字添加到图形中.按Enter 在同一级别添加新的形状 或内容,然后按 Tab 创建子形状或子内容,如此处所示. 技巧:当您选择一个 SmartArt 图示时,功能区的 SmartArt 工具选项卡会变为可用.在SmartArt 工 具的 设计 选项卡中,您可以使用库来选择与主题效果协调的 SmartArt 样式,并从多种颜色选项中

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9 选择与主题协调的颜色.您甚至可以选择一个完全不同的 SmartArt 布局应用到活动图示中.布局会更 新,但是内容和格式将保持原样. 您也可以将鼠标指向这些库中的选项, 在活动图形中预览以后再应用. ? 在Word

2010 或Word

2007 中创建的

图表是 Excel

图表,所以您无需担心还要在单独的工作 簿中管理

图表以利用 Excel

图表拥有的功能和灵活性.在 插入 选项卡的 插图 组中,单击

图表 打开 插入

图表 对话框,此对话框与 Excel(和PowerPoint)中的一样.了解如何向文档添加

图表. 技巧:创建好

图表之后,Excel 工作表会在可以添加或编辑数据的地方打开.选择了文档中的

图表后, 您会看到

图表工具 的 设计 、 布局 和 格式 选项卡,使用这些选项卡可以轻松地设置和编辑

图表.在 设计 选项卡中查找与活动文档主题自动协调一致的

图表样式. 清晰地传达信息 想要清楚表达要点的有说服力的文档?交给 Word 来完成吧. Word 可以帮您清楚有效地组织并呈现信息. 而且实现的方法并不复杂. 以下图为例,看看基础文本页.两个文档的内容相同.您更愿意展示哪个呢? 内容相同的两个版本:右边的版本采用了简单的

图表来组织页面上的大部分内容.仅仅一个表格样式和少 量的段落样式便完成了其余的格式设置. 5. 使用表格进行页面布局 表格即为组织者.他们看起来清晰明了,同时容易管理.您可以使用表格放置文字、图形或其他表格.即 使是最复杂的布局,表格也可以将其简化.事实上,表格是 Word 文档最强大灵活的功能之一.了解使用 表格的详细信息.

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9 技巧:当您使用表格组织复杂的页面布局时,可以轻松删除表格边框,以便隐藏显示表格结构. ? 要快速删除表格结构中的边框(和其他任何格式设置),请应用........